Tijd besteden aan een project is wat anders dan werken aan een project.
Het is niet altijd gemakkelijk om het overzicht te behouden en in de chaos van een werkweek vast te blijven houden aan datgene wat je werkelijk wilt doen. Collega’s vragen tijd, een klant vraagt onverwacht tijd en er komen allerlei mailtjes binnen die al je aandacht lijken op te zuigen.
De Mini Scrum-methode is een techniek om grote projecten op te delen in kleine, overzichtelijke stappen om focus te behouden, uitstelgedrag te overwinnen en doelen te realiseren. Deze kortere en scherpere afgeleiden van de normale Scrum is erop gericht om onscherpe doelen om te zetten in concrete acties.
Door taken te categoriseren, kun je je focussen op wat gedaan moet worden en hoeveel tijd daarvoor nodig is. Als taken en doelen voor iedereen duidelijk zijn, verhoogt dat de betrokkenheid en de effectiviteit.
De methode helpt bij het behalen van doelen door:
1. Overzicht: Grote, intimiderende doelen worden gesplitst in kleinere, duidelijkere stappen, wat zorgt voor meer overzicht.
2. Controle: Door taken op te delen, krijg je meer controle over het proces en de voortgang, zodat je je kunt concentreren op de volgende stap in plaats van het overweldigende geheel.
3. Momentum: Door kleinere doelen te bepalen en deze te behalen werk je toe naar het grotere doel terwijl je vaart blijft houden door de juiste dingen te doen op het juiste moment.
4. Uitstelgedrag Vermijden: Overzichtelijke duidelijke en afgebakende taken helpen de drempel om te beginnen te verkleinen en voorkomt uitstelgedrag en het verliezen van focus.
———————————
Het Stappenplan
1. Stel je einddoel vast: Bepaal zo duidelijk mogelijk het eindresultaat. Wanneer is het project geslaagd, wat is hetgeen wat je gaat opleveren als eindresultaat. Beschrijf dit zo helder mogelijk.
2. Maak een realistische deadline: Bepaal wanneer het doel behaald moet zijn. Zijn er scherpe deadlines, wat zijn de consequenties van het niet behalen van je deadline.
3. Deel het project op in losse taken: Bepaal welke stappen nodig zijn om het doel te bereiken. De volgorde is in deze fase nog niet van belang.
Beschrijf zoveel mogelijk taken en maak een zo lang mogelijke lijst met taken, verantwoordelijkheden, overlegmomenten, documenten, overleggen, financiën, verantwoordelijkheden en alles wat maar met het project te maken kan hebben.
4. Verdeel je taken (Categoriseren): De losse taken worden gecategoriseerd:
◦ Grote taken: Duren langer dan 30 minuten.
◦ Kleine taken: Duren korter dan 30 minuten.
◦ Wachten-op-taken: Taken die zijn gedelegeerd aan een ander.
5. Geef nu iedere taak een tijdsinschatting mee: Schat in hoe lang elke taak zal duren.
6. Prioriteer je taken: Bepaal wat de vervolgstap is en plaats alle taken in de juiste volgorde. De Eisenhower-matrix is een tool die kan helpen bij het bepalen van urgentie en belangrijkheid.
7. Wijs de taken toe aan de verantwoordelijken: Bepaal wie verantwoordelijk is voor welke taak en hoe je met elkaar communiceert en overlegt. Hoe houd je elkaar op de hoogte en hoe houd je elkaar verantwoordelijk.
-Plan grote taken in de agenda, plaats kleine taken op een bijbehorende takenlijst die je kunt afvinken. -Taken waarvoor je op een ander moet wacht, plaats je op een wachten-op-lijst die je wekelijks checkt met een reminder.
8. Evalueer wekelijks je stappenplan en stel bij zodra je planning verandert: Agendeer elke week 15-30 minuten voor het bepalen van de voortgang en in hoeverre deze klopt met je planning. Stel zo nodig bij en communiceer dit.
—————————
een uitgewerkt voorbeeld
